La gestion comptable est une tâche essentielle au bon déroulement des activités d’une entreprise. Flux financiers, échanges avec les partenaires, gestion des transactions de ventes ou d’achats, la comptabilité touchent les composantes majeures de la structure. Et même si les opérations ne vont pas gérer une véritable valeur ajoutée, elles seront indispensables pour l’administration des ressources, notamment de celle de la trésorerie. Pour une amélioration continue des méthodes de gestion, quelques bonnes pratiques et astuces sont préconisées par les spécialistes.
Mieux organiser la tenue comptable au sein de l’entreprise
La comptabilité consiste à traduire en des données chiffrées les différents flux et transactions enregistrés au sein de l’entreprise. Les informations vont servir dans l’élaboration de la gestion financière et budgétaire de la structure. L’organisation des tâches peut se faire de manière différente. En interne, cela commence par la mise en place d’une unité ou département dédié. Bien sûr, dans le cas des PME et TPE, les activités sont souvent assurées par le dirigeant lui-même. Toutefois, le responsable aura besoin d’être assisté au fur et à mesure que les flux augmentent.
Différentes tâches sont ensuite à prévoir pour une meilleure planification de la tenue comptable. La première consiste à la personnalisation du plan comptable. La création de ce dernier doit tenir compte de la situation de la société (taille, domaine d’activité ou autres). Toutes les opérations doivent être enregistrées en respectant le plan. La mise à jour des livres comptables constitue une autre étape et devrait se faire de manière automatique. En outre, les professionnels vont également être amenés à s’assurer de la réception des documents, de numérotation et catégorisation des pièces comptables et surtout de la saisie. Ces tâches peuvent parfois devenir chronophages. L’astuce consiste à adopter un bon système qui permettra de gagner plus de temps et de réduire les risques d’erreur.
L’établissement des déclarations fiscales est une étape nécessaire en matière de gestion comptable. Au Québec, les régimes des différents prélèvements tels que la TPS (taxe sur les produits et services), la TVQ (taxe de vente du Québec), la TVP (taxe de vente provinciale) et la TVH (taxe de vente harmonisée) sont absolument à maîtriser. Les obligations fiscales dépendent généralement des activités, mais surtout de la taille de la structure. Pour finir, l’élaboration régulière des comptes annuels et les travaux d’inventaires ne sont pas à délaisser. Ces tâches passeront bien sûr avant la fermeture du cycle comptable. L’important est d’éviter qu’elles prennent trop de temps au point d’occasionner des retards.
Utiliser un outil de gestion comptable innovant
Grâce à l’innovation numérique, les entreprises ont désormais la possibilité de se doter des outils les plus innovants pour optimiser la gestion de leur comptabilité. Des logiciels et applis dédiés sont aujourd’hui disponibles. Pour les professionnels, l’important est de trouver le support qui répond réellement aux attentes de leurs sociétés. Quelques critères de choix sont à prendre en considération. La taille et le secteur d’activité de la structure sont les plus importants. Ensuite, il y a la question du budget. Les tarifs dépendent dans la plupart des cas des fonctionnalités que possède le progiciel.
Différentes versions sont proposées par les éditeurs. La première catégorie de supports est destinée aux TPE et aux entrepreneurs à professions libérales. Les modules son focalisés sur la gestion de la facturation ainsi que sur l’établissement des devis et des déclarations fiscales. Dans le cas des entreprises spécialisées dans les activités commerciales, l’outil inclut un système de gestion comptable spécifique qui permet de piloter tous les aspects du processus commercial.
Si les professionnels recherchent une solution pour la tenue de la comptabilité en interne, d’autres modèles sont disponibles. Les progiciels qui affichent des fonctionnalités servant à la gestion du grand livre et celle du journal ainsi qu’à l’élaboration du bilan et du compte résultat sont à privilégier. Et puis, vous avez les supports orientés métier. Ces logiciels proposent des fonctionnalités spécifiques conçues pour un domaine en particulier (hôtellerie, BTP, gestion de flotte automobile ou autres).
Améliorer le suivi de la trésorerie
La trésorerie est une branche particulière qui rassemble les composantes majeures de la finance d’entreprise. Elle concerne les flux d’exploitation, ceux liés à l’investissement et au financement. La gestion comptable consiste dans ce cas-ci à déterminer les différentes variations générées. Cette tâche est essentielle, car elle sert à connaître la performance financière de la structure. Adopter les bonnes pratiques dans la gestion du cash-flow constitue l’une des meilleures façons d’améliorer la tenue comptable.
Les dettes fournisseurs sont les premiers éléments qui devraient retenir l’attention des professionnels. L’astuce est d’arriver à allonger les délais de paiement en réglant les achats à l’échéance ou en revoyant le délai de paiement convenu. En ce qui concerne les clients, les créances réduisent souvent les rentrées d’argent sur une période donnée pouvant entraîner des problèmes de calculs comptables. La meilleure pratique est de prévoir des systèmes de relance et de suivi efficaces afin d’éviter les retards de paiement ou même les impayés.
Comme les professionnels le savent, les dépenses constituent l’un des aspects les plus difficiles à maîtriser de la trésorerie. En plus d’alourdir les tâches comptables, elles réduisent la performance financière de la société. Bien sûr, elles sont inévitables. Cependant, il est toujours possible de réduire les frais généraux en revoyant certaines pratiques habituelles.
En conclusion, les infos-clés à retenir sur l’amélioration de la gestion comptable
La gestion comptable est inhérente aux activités d’une entreprise. L’amélioration commence par une bonne organisation des tâches. L’astuce est de réaliser les opérations au bon moment et dans le bon ordre. L’état des flux de trésorerie est l’une des grandes préoccupations des professionnels. La meilleure solution consiste à adopter les bonnes pratiques pour que les flux deviennent plus faciles à administrer et que la structure bénéficie d’une meilleure performance financière.
Les outils occupent un rôle important dans l’amélioration de la gestion de la comptabilité. Dans le cas du progiciel de comptabilité Dynacom, les fonctionnalités ont été conçues en tenant compte des besoins des firmes actuelles. De la gestion financière à celle de l’inventaire en passant par la gestion des clients et celle des fournisseurs, différents modules sont proposés. N’hésitez pas à contacter un de nos représentants dès aujourd’hui afin de connaître les fonctionnalités qui sont adaptées à votre profil d’activités.
