La mise en œuvre d’un plan de formation est une étape essentielle dans une démarche visant la montée en compétence du personnel d’une entreprise.
Qu’est-ce que le plan de formation en entreprise?
Le plan de formation détaille la stratégie adoptée par les responsables et chargés RH afin de satisfaire les besoins de formation de l’organisation.
Cet outil est donc un véritable support en matière de management des ressources humaines. Pour les professionnels, l’enjeu est d’arriver à adapter le savoir-faire des collaborateurs aux évolutions des métiers dans leur structure. Pour ce faire, il leur faut mettre en place un projet opérationnel de développement et d’adaptation des compétences, appelé plan de formation du personnel.
Cadre légal et méthodologie
Au Québec, les obligations légales concernant le domaine de la formation professionnelle ne concernent encore qu’une partie des différents secteurs d’activité. La loi sur les relations du travail, la formation professionnelle et la gestion de la main-d’œuvre dans l’industrie de la construction (R-20) est actuellement la seule qui définit un cadre législatif précis. Cependant, les employeurs, dans toutes les branches, ont toujours su l’importance de la formation continue du personnel. Cette démarche leur permet d’adapter et de maintenir l’employabilité des employés selon les besoins réels de leur structure.
Le plan de formation en entreprise implique une démarche méthodique. Pour la mise en œuvre de leur stratégie, les responsables RH vont alors avoir besoin d’adopter une méthodologie de travail structurée. La tâche consiste ici à déterminer le cadre d’application des actions prévues. Ainsi, ces dernières peuvent, par exemple, être réalisées par thématiques (langues, informatiques, gestion ou autres). Les responsables et chargés RH ont également la possibilité de mettre en avant la nature de la formation (en interne ou en externe) ou encore de cibler certains services ou groupes de salariés en particulier.
Bien sûr, la méthodologie dépendra en grande partie de la taille de la société. Dans le cas des petites structures, il est plus facile d’organiser le plan de formation du personnel. En revanche, s’il s’agit d’une firme de plus de 50 salariés, il est important d’adopter une approche plus adéquate. Le plus simple est de classer les actions en deux grandes catégories.
- La première regroupe celles visant particulièrement à adapter ou à faire évoluer les compétences des salariés par rapport à leur poste de travail.
- La seconde concerne les actions de développement des compétences en général.
La phase d’élaboration du plan de formation du personnel
Pour élaborer un plan de formation, les responsables et chargés des RH doivent d’abord analyser les besoins de la structure. Les attentes peuvent être collectives ou individuelles. Le plus simple est donc de s’informer en avance auprès des départements ou même des salariés. Il suffit par la suite d’établir un tableau qui récapitulera toutes les informations recueillies selon les sections ou les niveaux. Le document est ensuite remis à chaque responsable afin de s’assurer qu’il reflète vraiment la réalité. Il sera ainsi plus simple d’en modifier certains points en cas de besoin.
La prochaine étape consiste à budgétiser l’ensemble des actions à mener pour atteindre les objectifs. À ce stade, l’élaboration du plan de formation nécessite la participation d’autres branches comme celle de la direction administrative et financière ou encore celle de la gestion informatique (besoins de logiciels ou de matériels innovants). Le projet de formation est ensuite officiellement communiqué auprès des salariés. Cette démarche prouvera aux collaborateurs l’importance de leur contribution dans l’atteinte des objectifs.
Mise en œuvre de la stratégie de formation du personnel
Le déploiement ou la mise en œuvre du plan de formation doit être soigneusement préparé pour éviter toute perturbation de la productivité quotidienne. Le suivi des actions planifiées est essentiel et peut nécessiter des ajustements en cas d’imprévus. Le plan doit rester adaptable, car il s’étale sur le long terme. La communication du projet aux employés est la première étape de sa réalisation. Les responsables hiérarchiques ont un rôle crucial dans la sensibilisation des collaborateurs à cette stratégie de formation, en leur expliquant les objectifs et le déroulement des activités.
Par ailleurs, un programme ou emploi du temps de formation sera remis aux collaborateurs afin qu’ils puissent mieux s’organiser. Du côté des responsables RH, un tableau de bord sera établi pour un meilleur suivi de l’avancement du projet. Il se peut que les opérations nécessitent l’intervention de consultants spécialisés dans un domaine en particulier. Le plan présentera donc aussi les procédures d’achat de la formation. Sur ce point, il est recommandé de recourir à des cahiers de charges pour mieux indiquer les démarches à suivre aux organismes de formation.
Au terme de la démarche, il est important d’évaluer les retombées en effectuant un bilan détaillé des impacts sur les collaborateurs, mais ainsi sur les activités de l’entreprise. Cette étape est importante, car elle permet d’estimer la réussite du projet et de déterminer les points à revoir pour les projets à venir.
Il se peut, également, que la structure adopte une nouvelle orientation stratégique. Avec la transformation digitale, par exemple, de nombreuses sociétés ont dû reconsidérer leur plan de formation en mettant en priorité la maîtrise des outils technologiques et informatiques modernes. Chez certaines firmes, cette adaptation peut être longue et coûteuse.
Pour conclure sur le plan de formation en entreprise
En conclusion, la formation continue est un investissement essentiel pour garantir que les employés sont en mesure de s’adapter aux évolutions constantes du marché et de l’industrie. Cela favorise non seulement leur employabilité, mais contribue également au succès à long terme de l’entreprise. Dans un monde en constante évolution, où l’innovation est omniprésente, la mise à jour des compétences doit être une préoccupation constante pour rester compétitif.
En fin de compte, un plan de formation bien conçu et exécuté est une garantie de succès pour l’entreprise et ses employés. Il permet de répondre aux défis actuels tout en préparant l’avenir, créant ainsi une culture d’apprentissage continue et d’adaptabilité au sein de l’organisation.
