Le contrôle des stocks, aussi connu sous le nom d’inventaire de stock, est utilisé pour montrer combien de stock vous avez à un moment donné et comment vous en assurez le suivi.

Il s’applique à chaque article que vous utilisez pour fabriquer un produit ou un service, des matières premières aux produits finis. Il couvre le stock à chaque étape du processus de production, depuis l’achat et la livraison jusqu’à l’utilisation et le réapprovisionnement du stock.

Un contrôle efficace des stocks vous permet d’avoir la bonne quantité de stock au bon endroit et au bon moment. Il garantit que le capital n’est pas immobilisé inutilement et protège la production en cas de problèmes dans la chaîne d’approvisionnement.

Cet article explique les différentes méthodes de contrôle des stocks et vous montre comment configurer la méthode la plus adaptée à vos besoins.

Les types de stock

Tout ce que vous utilisez pour fabriquer vos produits, fournir vos services et gérer votre entreprise fait partie de votre stock.

Il existe quatre types de stock principaux :

  • les matières premières et composants prêts à l’emploi dans la production,
  • les stocks de produits non finis en cours de production,
  • les produits finis prêts à la vente,
  • les consommables comme par exemple, le carburant et les articles de papeterie.

Valeur du stock

Vous pouvez aussi catégoriser le stock en fonction de sa valeur. Par exemple, vous pourriez classer les articles dans des catégories de valeur faible, moyenne et élevée. Si vos niveaux de stock sont limités par le capital, cela vous aidera à planifier les dépenses pour les nouveaux stocks et les stocks de remplacement.

Vous pouvez choisir de concentrer les ressources sur les domaines de la plus grande valeur.
Cependant, les articles à faible coût peuvent être cruciaux pour votre processus de production et ne doivent pas être négligés.

Quelle quantité de stock conserver ?

La quantité de stock à conserver dépend de la taille et de la nature de votre entreprise, ainsi que du type de stock concerné. Si vous manquez d’espace, vous pouvez acheter des stocks en vrac et payer des frais à votre fournisseur pour les entreposer, en les annulant au besoin.

Garder peu ou pas de stock

Avec cette option, vous ne gardez que très peu ou pas du tout de stock et vous négociez avec vos fournisseurs pour vous faire livrer les stocks en fonction de vos besoins.

Avantages de peu de stock

  • Vous restez efficace et flexible: Vous n’avez que ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
  • Vous réduisez vos coûts de stockage.
  • Vous pouvez vous tenir au courant et développer de nouveaux produits sans gaspiller vos stocks.

Inconvénients du stock externalisé

  • Vous êtes dépendant de l’efficacité de vos fournisseurs.
  • Vous pourriez manquer de stock s’il y a un problème dans le système.

Cela pourrait convenir à votre entreprise si elle se trouve dans un environnement en évolution rapide où les produits se développent rapidement, si le stock est cher à acheter et à stocker, si les articles sont périssables ou si le réapprovisionnement du stock est rapide et facile.

Garder beaucoup de stock

Avantages d’un stock important

  • Le stock interne est plus facile à gérer.
  • Les coûts de gestion sont faibles.
  • Vous n’êtes jamais à cours de stock.
  • L’achat en gros peut être moins cher.

Inconvénients d’un stock important

  • Les coûts d’entreposage et d’assurance sont plus élevés.
  • Le stock peut devenir obsolète avant qu’il ne soit utilisé.
  • Votre capital est immobilisé.

Cela pourrait convenir à votre entreprise si les ventes sont difficiles à prévoir (et il est difficile de déterminer la quantité de stock dont vous avez besoin et quand), si vous pouvez stocker beaucoup de stock à bas prix, si les composants ou les matériaux que vous achetez sont peu susceptibles de subir des développements rapides ou s’ils prennent beaucoup de temps à commander de nouveau.

Niveaux de stock en fonction du type de stock

Stock des matières premières
Posez-vous quelques questions clés pour vous aider à décider de la quantité de stock que vous devriez conserver :

  • Dans quelle mesure l’approvisionnement est-il fiable et existe-t-il d’autres sources d’approvisionnement ?
  • Les composants sont-ils produits ou livrés par lots ?
  • Pouvez-vous prédire la demande ?
  • Le prix est-il stable ?
  • Y a-t-il des rabais si vous achetez en gros ?

Stocks de produits non finis
La tenue de stocks de produits non finis peut être un moyen utile de protéger la production en cas de problèmes avec d’autres approvisionnements.

Produits finis prêts à la vente
Vous pouvez garder des stocks de produits finis quand :

  • la demande est certaine,
  • les marchandises sont produites par lots,
  • vous effectuez une commande importante.

Consommables
La quantité de stock que vous conservez dépendra de facteurs tels que :

  • la fiabilité de l’approvisionnement,
  • les anticipations de hausse des prix,
  • la stabilité de la demande,
  • des rabais pour l’achat en vrac.

Les méthodes de contrôle des stocks

Il existe plusieurs méthodes de contrôle des stocks, toutes conçues pour fournir un système efficace pour décider quoi, quand et combien commander.

Vous pouvez opter pour une méthode ou un mélange de deux ou plus suivant votre situation et vos besoins.

Niveau de stock minimum
Vous identifiez un niveau de stock minimum et commandez à nouveau lorsque le stock atteint ce niveau. C’est ce qu’on appelle le niveau de réordonnancement.

Revue des stocks
Vous avez des revues régulières des stocks. À chaque examen, vous passez une commande pour ramener les stocks à un niveau prédéterminé.

Just In Time (JIT)
Ceci vise à réduire les coûts en réduisant les stocks au minimum. Les articles sont livrés au moment où ils sont nécessaires et utilisés immédiatement. Il y a un risque de rupture de stock, vous devez donc avoir l’assurance que vos fournisseurs peuvent livrer à la demande.

Ces méthodes peuvent être utilisées parallèlement à d’autres processus pour affiner le système de contrôle des stocks. Par exemple :

Délai de réapprovisionnement
Ceci tient compte du délai entre la passation d’une commande et sa réception.

Quantité d’ordre économique (EOQ)
La formule standard EOQ est utilisée pour arriver à un équilibre entre le fait de détenir trop ou trop peu de stock. C’est un calcul assez complexe, donc vous trouverez peut-être plus facile d’utiliser un logiciel de contrôle des stocks.

Contrôle des lots
C’est une gestion de la production de marchandises par lots. Vous devez vous assurer d’avoir le bon nombre de composants pour couvrir vos besoins jusqu’au prochain lot.
Si vos besoins sont prévisibles, vous pouvez commander une quantité fixe de stock à chaque fois que vous passez une commande, ou commander à un intervalle fixe – disons chaque semaine ou mois. En effet, vous passez une commande permanente, vous devez donc garder les quantités et les prix à l’étude.

Premier entré, premier sorti (FIFO)
Le système FIFO permet de s’assurer que le stock de denrées périssables est utilisé efficacement afin qu’il ne se détériore pas. Le stock est identifié par date de réception et passe par chaque étape de la production dans un ordre strict.

Suivi manuel des stocks

L’inventaire de stock consiste à dresser un inventaire ou une liste des stocks et à noter leur emplacement et leur valeur. Il s’agit souvent d’un exercice annuel – une sorte d’audit pour calculer la valeur du stock dans le cadre du processus comptable.

Les codes, y compris les codes à barres, peuvent rendre l’ensemble du processus beaucoup plus facile, mais cela peut quand même prendre beaucoup de temps. Contrôler le matériel plus fréquemment – un inventaire roulant – permet d’éviter un exercice annuel massif, mais exige une attention constante tout au long de l’année. L’étiquetage par identification par radiofréquence (RFID) à l’aide de lecteurs portatifs peut offrir un moyen simple et efficace de maintenir un contrôle continu de l’inventaire.

Tout système de contrôle des stocks doit vous permettre de :

  • suivre le niveau des stocks,
  • passer des commandes,
  • émettre des actions.

Le système manuel le plus simple est le livre de stock, qui convient aux petites entreprises ayant peu d’articles en stock. Il vous permet de conserver un journal du stock reçu et du stock émis.

Il peut être utilisé en complément d’un simple système de réapprovisionnement. Par exemple, le système à deux bacs fonctionne en ayant deux conteneurs d’articles en stock. Lorsque l’un d’eux est vide, il est temps de commencer à utiliser le deuxième bac et de commander plus de stock pour remplir celui qui est vide.

Les cartes de stock sont utilisées pour les systèmes plus complexes. Chaque type d’action a une carte associée, avec des informations telles que :

  • le descriptif,
  • la valeur,
  • le lieu,
  • la réorganisation des niveaux, des quantités et des délais,
  • les coordonnées du fournisseur,
  • des informations sur l’historique des stocks passés.

Des systèmes manuels plus sophistiqués intègrent un codage pour classer les articles. Les codes peuvent indiquer la valeur du stock, son emplacement et le lot dont il provient, ce qui est utile pour le contrôle de la qualité.

Suivi des stocks à l’aide d’un logiciel informatique

Les systèmes informatisés de contrôle des stocks fonctionnent selon les mêmes principes que les systèmes manuels, mais ils sont plus flexibles et l’information est plus facile à récupérer. Vous pouvez obtenir rapidement une évaluation de stock ou savoir comment un article particulier du stock se déplace.

Un système informatisé est une bonne option pour les entreprises confrontées à de nombreux types de stocks différents. D’autres caractéristiques utiles comprennent :

  • L’intégration des données sur les stocks et les prix avec les systèmes de comptabilité et de facturation. Tous les systèmes s’appuient sur le même ensemble de données, de sorte que vous n’avez à saisir les données qu’une seule fois.
  • Le traitement des commandes client et le traitement des commandes d’achat peuvent être intégrés dans le système afin que les soldes de stock et les statistiques soient automatiquement mis à jour au fur et à mesure que les commandes sont traitées.
  • Le suivi automatique des stocks déclenche les commandes lorsque le niveau de réapprovisionnement est atteint.
  • Le contrôle automatique des lots si vous produisez des marchandises par lots.
  • L’identification des fournisseurs les moins chers et les plus rapides.
  • Des systèmes de code-barres accélèrent le traitement et l’enregistrement. Le logiciel imprimera et lira les codes à barres de votre ordinateur.
  • L’identification par radiofréquence (RFID) qui permet de suivre les produits ou composants individuels tout au long de la chaîne d’approvisionnement.

Attention, le système sera aussi bon que les données qu’il contient. Faites un inventaire complet avant que le système informatisé ne soit « live » afin d’assurer des chiffres précis. C’est une bonne idée d’utiliser l’ancien système avec le nouveau pendant un certain temps, ce qui vous donne une sauvegarde et vous permet de vérifier le nouveau système et de résoudre les problèmes éventuels.

Choisir un système d’inventaire de stock

Afin de choisir le bon système logiciel de gestion des stocks, faites une liste de contrôle de vos besoins. Par exemple, vos besoins peuvent inclure :

  • des prix multiples pour les articles,
  • des prix en différentes devises,
  • une mise à jour automatique, une sélection de groupes d’éléments à mettre à jour, ou une mise à jour d’un seul élément,
  • l’utilisation de plus d’un entrepôt,
  • la capacité de s’adapter à l’évolution de vos besoins,
  • le contrôle de la qualité et le suivi des lots,
  • l’intégration avec d’autres progiciels,
  • plusieurs utilisateurs en même temps.

Le logiciel de gestion comptable et commerciale Dynacom possède un module de gestion de l’inventaire permettant une gestion des kits et assemblages, l’utilisation de plusieurs entrepôts, des niveaux de prix multiples, la gestion de matrice d’articles, etc… Contactez-nous pour en discuter.