Le logiciel de comptabilité en ligne SaaS (Software as a Service), aussi appelé « cloud computing », fait l’objet de beaucoup d’attention dans la profession fiscale et comptable et dans la presse comptable pour un certain nombre de raisons, en particulier:

  • La stabilité des applications hébergées sur le Web.
  • La fiabilité de l’accès à Internet.
  • La sécurité des données.
  • L’environnement logiciel hébergé sur le Web, qui permet au personnel de consacrer plus de temps à fournir des services aux clients et moins de temps à la gestion de l’infrastructure informatique de l’entreprise.

Avec toutes les informations disponibles sur le SaaS, il peut être difficile de faire la distinction entre les faits et le battage publicitaire. Nous comprenons que déplacer les applications logicielles critiques de votre entreprise vers un environnement SaaS est une décision importante, qui exige que vous compreniez ce qu’est le SaaS, comment il peut bénéficier à votre entreprise, et bien d’autres facteurs.

Cet article vous aidera à comprendre le SaaS et les facteurs dont vous devez tenir compte pour décider si votre entreprise doit déplacer ses logiciels et ses données comptables vers un environnement SaaS.

1- Qu’est-ce que le SaaS ?

Le SaaS se définit comme une plateforme de livraison pour les applications logicielles, disponible via une interface web et accessible depuis n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à Internet.

Conformément aux normes de l’industrie du logiciel, les entreprises n’achètent pas de logiciel à l’avance lorsqu’elles octroient une licence pour un logiciel à l’environnement SaaS. Au lieu de cela, les entreprises paient des frais mensuels pour accéder au logiciel pendant la durée de leur contrat.

Certains fournisseurs utilisent le terme « SaaS » pour décrire uniquement l’aspect web de leur logiciel, vous devriez donc les interroger de près pour vous assurer que vous comprenez bien leur définition du SaaS. Si les fournisseurs n’ont pas de modèles de tarification distincts pour leurs offres SaaS, ils n’ont pas de véritables solutions SaaS.

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2- Les avantages du SaaS

Le passage à un modèle SaaS pour votre logiciel de comptabilité présente de nombreux avantages.

Coût d’entrée

Le modèle SaaS offre d’importantes économies de coûts initiaux par rapport aux licences logicielles traditionnelles. Après la signature d’un contrat SaaS, la plupart des fournisseurs facturent des frais de démarrage modestes pour l’installation du logiciel et des systèmes par lesquels l’entreprise accèdera au logiciel en ligne. Après le premier mois, les fournisseurs facturent généralement des frais mensuels, trimestriels ou annuels pour la durée du contrat (habituellement de 1 à 3 ans).

Sécurité

Naturellement, la sécurité est généralement la plus grande préoccupation d’un cabinet comptable lorsqu’il envisage de passer à un environnement dans lequel les applications et les données sont hors site. La possibilité d’héberger toutes les données des clients dans un environnement complètement sécurisé est très attrayante pour de nombreuses entreprises, surtout dans l’environnement actuel où il est de plus en plus courant d’entendre parler du vol d’ordinateurs portables contenant des données confidentielles des clients.

Il est essentiel de vous assurer que vos clients et votre entreprise sont à l’aise avec l’environnement dans lequel les données sont stockées. De nombreux centres de données dans lesquels les environnements SaaS sont hébergés, ont des infrastructures de sécurité qui sont beaucoup plus solides et plus sûres que les infrastructures que la plupart des entreprises individuelles sont en mesure de fournir.

Accès

SaaS permet un accès aux données en tout temps et en tout lieu. Cela permet à votre personnel de travailler n’importe où et à n’importe quel moment. Cette souplesse peut permettre à votre entreprise de conserver des employés talentueux qu’elle aurait pu perdre en raison d’une réinstallation ou d’un changement de statut.
En outre, de nombreuses entreprises à forte demande saisonnière trouvent une valeur significative en faisant appel à du personnel temporaire qui peut travailler à domicile grâce au SaaS.

Poursuite des activités

L’ouragan Katrina et d’autres tempêtes majeures ont accru l’intérêt pour la planification de la poursuite des activités. Lorsque les bureaux sont détruits ou gravement endommagés, les entreprises qui accordent des licences pour des logiciels installés localement peuvent se retrouver sans accès aux logiciels ou aux données et, par conséquent, dans l’impossibilité de fournir un service à leurs clients.
Dans un environnement SaaS, les logiciels et les données résident dans des endroits sûrs et contrôlés qui sont soigneusement préparés aux situations de catastrophe.

Sauvegardes automatiques des données

Toutes les entreprises qui utilisent des logiciels comptables sous licence traditionnelle devraient avoir des systèmes de sauvegarde automatique en place.
Malheureusement, les entreprises découvrent parfois au pire moment possible que leurs systèmes de sauvegarde ne fonctionnaient pas.

Les services de sauvegarde automatique utilisés par la plupart des fournisseurs SaaS sont constamment maintenus afin de s’assurer que les entreprises ont accès aux données les plus récentes. Vous devriez demander aux fournisseurs SaaS potentiels quelles sont leurs politiques et procédures de sauvegarde afin de vous assurer que vous pourrez accéder facilement aux sauvegardes de données lorsque vous en aurez besoin.

Externalisation de l’infrastructure informatique

De nombreuses entreprises apprécient grandement la possibilité d’externaliser la majorité de leur infrastructure informatique à un fournisseur SaaS. Le passage d’un logiciel de comptabilité à un environnement SaaS réduit les maux de tête et les problèmes associés à une infrastructure interne, tels que les perturbations du réseau, les problèmes de performance, les erreurs de corruption de données, etc.

Permettre à un fournisseur SaaS de s’occuper de ces questions permet à votre personnel de faire ce qu’il fait le mieux : fournir un service à vos clients.

Les modèles SaaS hébergés sur le Web utilisent souvent une infrastructure légère qui réduit considérablement les besoins en matériel pour les ordinateurs d’une entreprise. Par conséquent, de nombreuses entreprises sont en mesure d’allonger leurs calendriers de remplacement d’ordinateurs d’un an ou deux au-delà du cycle de remplacement standard de trois ans.

Mises à jour automatiques et contrôle de version

Lorsqu’un éditeur de logiciels héberge votre logiciel de comptabilité en ligne, le fournisseur est responsable de l’application des mises à jour logicielles. L’entreprise n’a pas besoin de prendre le temps d’installer les mises à jour, qui sont souvent émises à la période la plus occupée de l’année.

De plus, s’il y a des problèmes avec le logiciel, le fournisseur peut régler ces problèmes et installer les mises à jour immédiatement – l’entreprise n’a pas besoin d’attendre et d’installer les mises à jour.

Solution totale

Les cabinets d’experts-comptables et fiscaux utilisent généralement des logiciels provenant de divers fournisseurs. Bien que cette approche présente certains avantages, il se peut que ces avantages ne se traduisent pas bien dans un environnement SaaS.
Si votre entreprise envisage de passer à un environnement SaaS, vous devriez également envisager une solution globale dans laquelle presque toutes les applications logicielles utilisées au sein de l’entreprise sont regroupées en un seul progiciel pratique qui favorise l’intégration, engendre des frais mensuels standard et simplifie la budgétisation et la gestion des logiciels.

3- Considérations lors de l’évaluation des solutions SaaS

Il existe de nombreux facteurs à prendre en compte pour décider si votre entreprise doit migrer son logiciel de comptabilité vers un environnement SaaS.

Coût à long terme

Comme indiqué précédemment, le coût d’entrée est un avantage du passage à une plateforme SaaS. La prévisibilité des frais d’utilisation mensuels offre également un avantage. Cependant, vous devriez comparer le coût total des frais permanents aux frais initiaux engagés lorsque vous utilisez un logiciel comptable sous licence de façon traditionnelle.

Connectivité Internet

Lorsqu’on envisage de déplacer des logiciels et des données vers un environnement hébergé sur le Web, de nombreuses entreprises craignent de ne pas avoir accès à leurs logiciels ou à leurs données si le fournisseur de logiciels subit une panne d’Internet ou si le fournisseur de services Internet de l’entreprise éprouve des problèmes.
Bien que les pannes d’Internet soient moins préoccupantes aujourd’hui qu’il y a plusieurs années, les entreprises devraient se pencher sur l’histoire des fournisseurs et la stabilité de leur environnement. En outre, les entreprises devraient explorer la possibilité de conclure des contrats de services Internet avec deux fournisseurs distincts.

Si votre entreprise envisage de passer à un environnement SaaS, vous devriez également envisager une solution globale dans laquelle presque toutes les applications logicielles utilisées au sein de l’entreprise sont regroupées en un seul progiciel pratique qui favorise l’intégration, engendre des frais mensuels standard et simplifie la budgétisation et la gestion des logiciels.

Intégration avec les logiciels installés localement

De nombreuses applications logicielles hébergées dans un environnement SaaS ne peuvent pas s’intégrer directement avec les applications installées localement. Si votre entreprise dispose d’un logiciel installé localement qui doit s’intégrer au logiciel que vous envisagez de migrer vers un environnement SaaS, vous devrez interroger les fournisseurs SaaS pour déterminer si l’intégration nécessaire est possible.

Il existe des solutions hébergées totales qui fournissent toutes ou presque toutes les applications dont un cabinet fiscal et comptable a besoin. Une solution totale telle que Dynacom devrait permettre de contourner les problèmes d’intégration. N’hésitez pas à nous contacter pour que nous fassions une analyse de vos besoins d’affaires et que nous vous recommandions la meilleure solution Dynacom adaptée à vos processus.