Toute entreprise a besoin d’une trésorerie saine afin d’exercer son activité dans de bonnes conditions. L’encaissement dans les temps des factures délivrées aux clients est la clé de la bonne santé de l’entreprise. Vos propres fournisseurs attendent de vous le paiement de vos factures dans les temps. Vous devez vous assurer que vos clients en font de même. Il peut néanmoins arriver que vous subissiez des retards de paiement. Nous allons voir ici quel impact peuvent avoir d’éventuels retards de paiement sur votre entreprise, comment calculer des pénalités de retard et surtout, comment éviter que vos clients ne vous paient en retard.

Retard de paiement de facture : quelles conséquences pour l’entreprise ?

Les retards de paiement de facture sont une source de stress permanent pour les dirigeants d’entreprise, et pour cause. Si un client tarde à payer la somme due, non seulement cela va représenter un problème pour la trésorerie de l’entreprise (qui doit souvent avancer des fonds pour l’achat de matériel, ainsi que les salaires des employés), mais cela va également entraîner des frais supplémentaires. Le temps passé au recouvrement de cette dette a forcément un coût. Les employés chargés de la procédure ne sont pas directement productifs pour l’entreprise, ne fournissent pas un service pouvant être facturé.

De plus, beaucoup de créances ne sont pas recouvrées. Quand l’entreprise est une PME, il est souvent difficile de discuter des retards de paiement avec les clients. Préférant maintenir une bonne relation client, la PME abandonnera bien souvent toute procédure de recouvrement d’impayé.

L’argent qui ne rentre pas va donc avoir un impact direct sur les investissements, la rémunération des salariés et souvent rendre impossible le versement d’une prime. Dans l’incapacité d’investir, les retards de paiement constituent donc un frein direct au développement de l’entreprise.

Les conséquences des retards de paiement ne se limitent pas à l’entreprise. Si elle rencontre des difficultés de trésorerie, elle peut à son tour ne pas être en mesure de payer ses fournisseurs ou ses sous-traitants. Il y a donc un potentiel effet en cascade susceptible d’impacter toute une chaîne d’entreprises.

Il est important de garder en tête que près d’un quart des faillites des petites entreprises sont dues en partie à des retards de paiement.

Comment calculer les pénalités de retard ?

Il est possible de réclamer des pénalités en plus de la somme due en cas de retard de paiement. Comme nous l’avons évoqué plus haut, il n’est pas toujours facile de réclamer ces sommes à une clientèle que l’on souhaite somme toute conserver. Néanmoins, la simple mention sur la facture de possibles pénalités en cas de retard de paiement peut suffire à dissuader les mauvais payeurs et inciter les clients à payer en temps et en heure.

La facture doit mentionner le pourcentage annuel de pénalité qui sera calculé en cas de retard de paiement. La date de paiement est également indiquée, et les pénalités sont exigibles dès le jour suivant. Par exemple, si le délai de paiement est de 30 jours à partir de la date d’émission, les pénalités peuvent être exigées dès le 31ème jour.

Le montant des pénalités est calculé à partir du prix hors taxes indiqué sur la facture.

Comment prévenir les retards de paiement ?

Pour commencer, il faut informer clairement le client sur la politique de l’entreprise en cas de dépassement des délais de paiement des factures. Ces informations peuvent être transmises au client lors de la facturation.

N’attendez pas pour facturer le produit vendu ou la prestation réalisée. Il est préférable d’envoyer les factures au fur et à mesure plutôt que d’attendre et de les envoyer regroupées à intervalles réguliers. Plus la facturation a lieu tôt et plus il y a de chances pour que le règlement arrive tôt. En fonction de la taille de l’entreprise et du nombre de factures, il peut être intéressant qu’une personne soit dédiée au suivi de la facturation et du recouvrement.

Un moyen efficace de prévenir les retards de paiement, c’est l’incitation positive. Proposer une réduction de 2% du montant de la facture hors taxes si le règlement a lieu dans un délai court (10 jours par exemple) peut être un bon moyen de convaincre les clients de payer rapidement. Proposer des facilités de paiement, un fractionnement de la somme totale en plusieurs parties, peut également être efficace.

Le meilleur moyen de prévention reste encore la communication. Etablissez un dialogue permanent avec vos clients. Apprenez à connaître leurs habitudes, leurs façons de travailler, leurs besoins, et surtout leurs éventuels antécédents de retards de paiement de factures. Une gestion efficace de la relation client est l’un des piliers du développement de l’entreprise.

Que faire en cas de retard de paiement ?

Malgré la prévention, il est probable que tôt ou tard, vous soyez confronté à un retard de paiement. Le client étant au courant de la politique appliquée en cas de retard de paiement, la première étape du processus de recouvrement consiste à lui adresser un courrier. Il est important de mentionner le numéro de facture, sa date d’émission et le montant dû.

Si après une semaine, vous n’avez pas de nouvelles de votre client, il est temps de lui téléphoner. C’est l’occasion de reprendre contact afin de savoir s’il s’agit d’un oubli, d’une démarche volontaire ou d’un problème de trésorerie. Il est important de rester courtois. S’il s’agit d’un oubli et que le client s’engage à régler la facture quelques jours plus tard, laissez la situation se régler à l’amiable. S’il s’agit d’un problème de trésorerie, vous pouvez lui proposer un échéancier, afin de lui permettre de régler ses dettes sans pour autant se mettre plus en danger financièrement.

Si au bout de 90 jours, le paiement n’a toujours pas été reçu, il est temps de passer aux choses sérieuses et d’envoyer une mise en demeure au client. Cette mise en demeure doit lui rappeler la cause de cette procédure, le délai accordé et les conséquences à subir en cas de non-respect des conditions. N’hésitez pas à vous faire assister d’un avocat tout au long de cette procédure, et notamment pour la rédaction des courriers.

Si le client ne répond pas favorablement à sa mise en demeure, vous pouvez choisir de porter l’affaire en justice. En fonction du montant de la dette, vous devrez présenter votre réclamation à :

– La Cour des petites créances, pour des montants de moins de 15 000$,

– La chambre civile de la Cour du Québec, pour des montants allant de 15 001$ à 70 000$,

– La Cour supérieure, pour des montants supérieurs à 70 000$.

Tant qu’il existe des retards de paiement, il est impératif de ne commencer aucune nouvelle prestation avec le client débiteur. S’il ne disposait pas des fonds nécessaires pour régler la première facture, vous ne feriez qu’augmenter ses dettes d’une part, et fournir un travail inutile et potentiellement non rémunéré d’autre part.

Poursuivre un client en justice peut coûter cher. Il faut être sûr avant de se lancer dans une procédure qui peut être longue, que vous n’allez pas engager plus de frais que vous n’allez récupérer d’argent au final. Les agences de recouvrement peuvent constituer une alternative à la procédure judiciaire. Rémunérées par un pourcentage de la somme récupérée, elles peuvent, à défaut de vous faire gagner beaucoup d’argent, vous épargner le temps passé à gérer la procédure et vous permettre ainsi de vous consacrer à ce qui est réellement important : l’activité et le développement de votre entreprise.

Pour conclure sur le retard de paiement de facture

Les retards de paiement, s’ils représentent un danger potentiel pour toutes les entreprises, ne font pas une fatalité. Une comptabilité rigoureuse et un suivi efficace de la facturation, associés à une gestion saine de la relation client, sont les piliers de la prévention en matière de retards de paiement.

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